Niezależnie od branży, z którą związana jest twoja firma, jej funkcjonowanie wymaga drukowania pewnej liczby dokumentów. Dlatego właśnie drukarka jest w twoim biurze jednym z najważniejszych urządzeń elektronicznych. Wypadałoby więc wiedzieć, jaki rodzaj drukarki wybrać, tak aby pasowała ona jak najlepiej do twojej firmy.

Na rynku dostępne są trzy rodzaje drukarek: laserowe, atramentowe i igłowe. Najprościej będzie, jeśli zaczniemy od drukarek igłowych, które mają dość wąskie zastosowanie. Najczęściej korzysta się z nich w magazynach, do masowego wydruku różnego rodzaju potwierdzeń, czy faktur. Drukarki igłowe sprawdzają się doskonale w roli urządzenia do naprawdę masowego drukowania dokumentów, w których nie jest wymagana zbyt wysoka jakość wydruku.

Drukarki atramentowe i laserowe są o wiele bardziej uniwersalne, dlatego też oba te typy trafiają do pracy biurowej. Czym się różnią? To podsumowanie w punktach powinno rozjaśnić wszystkie najważniejsze kwestie.

Potrzebujesz drukarki kolorowej?

drukarka do biura

To bardzo ważne pytanie. Jeśli wszystkie twoje wydruki to czarno-białe dokumenty, wybierz drukarkę laserową. Monochromatyczne drukarki laserowe to najbardziej opłacalna opcja dla kogoś, komu zależy na szybkim i bezproblemowym drukowaniu czarno-białych dokumentów tekstowych. Drukarki laserowe nadal uważa się za bardziej niezawodne od ich atramentowych rywali. Nie bez znaczenia jest również fakt, że wymiana tonera odbywa się w nich zazwyczaj o wiele rzadziej, niż wymiana tuszu w atramentówkach.

Jeśli jednak do biurowych zadań twojej drukarki należy na przykład druk kolorowych ofert dla klientów, o wiele lepszym wyborem okaże się prawdopodobnie drukarka atramentowa. Drukarki atramentowe o wiele częściej upominają się o uzupełnienie w nich tuszu, za to odwdzięczają się o wiele lepszą jakością wydruku, niż drukarki laserowe. Kolor i uniwersalność to dwie najważniejsze cechy atramentówek.

Ile wydruków generuje miesięcznie twoja firma?

Kolejne ważne pytanie. Czy jest to kilkadziesiąt kartek w miesiącu? A może kilka tysięcy? Do masowego druku nadal o wiele lepiej sprawdzają się drukarki laserowe. Choć nie zawsze. Technologia druku atramentowego nie stoi w miejscu. Firma HP na przykład ma w swojej ofercie atramentowe drukarki z technologią HP Page Wide. Drukarki z tej serii charakteryzują się nieruchomą głowicą, która jest zarówno bardzo szybka, jak i precyzyjna. Nieruchoma głowica ma jeszcze jedną zaletę: jest bardziej trwała, niż jej ruchome odpowiedniki. To bardzo ważne, szczególnie w zastosowaniu biznesowym, gdzie od sprzętu elektronicznego oczekuje się niezawodności.

Jakiego rozmiaru druku potrzebujesz?

Kolejna kwestia, która wydaje się być banałem, dopóki nie okaże się, że nie wziąłeś jej pod uwagę przy zakupie drukarki. Dlatego zastanów się dobrze: czy rzeczywiście wszystko, co drukujesz „zmieści się” na formacie A4? Jeśli nie, może warto kupić drukarkę A3 lub większą?

Drukarka czy urządzenie wielofunkcyjne?

drukarka do biura

W dzisiejszych czasach różnica w cenie pomiędzy zwykłą drukarką, a urządzeniem wielofunkcyjnym jest na tyle niewielka, że prawie zawsze warto dopłacić te kilkaset złotych do drukarki z wbudowanym skanerem. No chyba, że rzeczywiście w twojej firmie nikt, nigdy nie skanował, nie skanuje i nie będzie skanował dokumentów. Wtedy taki zakup nie ma sensu. Dobre, biurowe urządzenia wielofunkcyjne pozwalają również na faksowanie oraz kserowanie dokumentów. Jeśli nie ogranicza Cię niewielka przestrzeń biurowa, zakup jednego, porządnego urządzenia do wykonywania całej „roboty papierkowej” wydaje się być lepszym wyborem.

Drukarka do biura: na co jeszcze zwrócić uwagę?

Łączność

Kupując nową drukarkę do biura, warto zwrócić uwagę na jej opcje sieciowe. Najnowsze modele, oprócz kablowego połączenia z siecią lokalną oferują także łączność bezprzewodową. Takie rozwiązanie pozwala na przykład na wysyłanie dokumentów do druku bezpośrednio z naszego smartfona. Nie brzmi to jak rewolucja, ale nowe możliwości łączności bezprzewodowej potrafią w znacznym stopniu przyspieszyć działanie twojego biura. A czas to pieniądz. Dlatego warto zastanowić się na spokojnie jakiego rodzaju połączeń oczekujemy od naszej drukarki: Wi-Fi? Bluetooth? Obsługa kart microSD?

Druk i skanowanie dwustronne

Kolejny szczegół, który łatwo pominąć. Druk i skanowanie dwustronne potrafią znacznie przyspieszyć obieg dokumentów biurowych. Szczególnie, jeśli w twoim biurze powstaje ich sporo. Oczywiście druk i skanowanie dwustronne to funkcje zwiększające wygodę użytkowania drukarki lub urządzenia wielofunkcyjnego, bez których spokojnie można się obejść. Tylko czy warto dodawać sobie kolejnych czynności, które można zautomatyzować?

Najważniejsze parametry techniczne

Na jakie parametry techniczne warto zwrócić uwagę przed zakupem drukarki do biura? Na pewno warto sprawdzić wartość obciążenia miesięcznego, podawaną przez producenta. Oprócz tego na pewno warto zainteresować się maksymalną prędkością wydruku, liczbą i rodzajem złącz, czy pojemnością podajnika do papieru. Nie zapominajmy też o tym, żeby sprawdzić, czy wybrana przez nas drukarka jest kompatybilna z systemem (bądź systemami) operacyjnym używanym w naszym biurze.

Warto dowiedzieć się też o koszty eksploatacyjne drukarki i serwis gwarancyjny. Ile kosztuje nowy, oryginalny toner? Co ile trzeba go wymieniać? Jak wygląda procedura w razie awarii urządzenia? Czy możemy liczyć na serwis na miejscu, czy będziemy musieli wysłać urządzenie do producenta? Ile zajmuje naprawa w ramach gwarancji? To bardzo ważne kwestie, jeśli chodzi o sprawne funkcjonowanie naszego biura, dlatego też nie należy ich pomijać.

Na koniec, tuż przed podjęciem ostatecznej decyzji, od siebie polecam również kontakt ze sprzedawcą. Technologia druku rozwija się bardzo dynamicznie, dlatego przed wydaniem pieniędzy warto skonsultować się ze specjalistą w tej dziedzinie.